¿Qué sucede cuando entendemos en qué situación nos encontramos, cuando definimos nuestros objetivos, planificamos y nos disponemos a cumplir nuestros planes?
Puede suceder que logremos desenvolvernos con total soltura o que nos veamos sobrepasados por las tareas que debemos cumplir en el día a día.
¿Te sentiste alguna vez sobrecargado de trabajo? ¿Tanto así?
Mejor evitar las consecuencias de dar respuestas sin pensar, o ejecutar acciones sin tomar en cuenta su repercusión.
Si trabajás por tu cuenta, sos autónomo, autoempleado, freelance, dueño de un negocio o profesional independiente; es muy probable que te encargues de varias áreas y además de brindar tu servicio o confeccionar tu producto, también seas el responsable de marketing, ventas, administración, compras, pago a proveedores; sólo por mencionar algunas.
Si este es tu caso, te hago una sugerencia: empezá a pensar cómo sería tu empresa si tuvieses un responsable por área. ¿Cómo sería tu empresa? ¿Cuál sería el organigrama?
Aquí van algunas ideas y ejercicios:
- Tené en cuenta que este es sólo un ejercicio y que sólo vos podés crear la empresa de tus sueños en este momento.
- Una vez que tengas el organigrama asigná un sueldo u honorarios mensuales.
- Revisá en tus costos mensuales si tenés contemplados estos honorarios.
- Ahora, establecé qué tareas realizará cada persona y su nivel de responsabilidad.
- Por último, detallá qué conocimiento, experiencia y habilidades debe tener cada miembro de tu empresa.
Cuando trabajamos por nuestra cuenta, es fácil caer en el aislamiento y vivir en una burbuja propia. Las responsabilidades aumentan cada día y el tiempo disponible para la vida social suele disminuir.
Para salir de tu burbuja, te propongo que planifiques e incorpores a tus planes:
- Asistir a un evento social por mes
- Relacionarte con 100 personas al mes, entregar tu tarjeta, hacerles saber a qué te dedicás y establecer vínculos
- Contactar al menos a 1 colega por semana
- Contactar a posibles aliados para tu empresa, al menos 1 por semana
¿Qué otras acciones podés realizar para contactar a más personas y generar vínculos?
En el caso de estar más ocupado y sin respiro, debés plantearte seriamente incorporar a otras personas a tu empresa. Sabido es que delegar es clave en el crecimiento de toda empresa.
Ahora, te contaré cuáles son los pasos para poder delegar correctamente.
Para comenzar, conversemos acerca de los miedos al delegar:
- «Nadie puede hacer mi trabajo mejor que yo.»
- «No sé cómo confiar en alguien.»
- «Es más fácil y rápido hacerlo yo que explicarle a alguien más lo que hago.»
- «Sólo me toma unos minutos.»
- «No puedo pagarle a alguien más para hacer mi trabajo.»
¿Cuál es tu miedo al delegar? ¿Qué te lo impide?
Si sentís que nadie puede hacer las cosas como vos, estás en lo cierto. Cada uno es único y especial, por eso, hará las cosas a su modo.
A pesar de esto (¡y afortunadamente!) deberás aprender que sólo trabajando en equipo serás capaz de crecer con tu empresa. Al trabajar solo se genera un cuello de botella y tu crecimiento puede verse estancado.
Pensá cómo sería tu vida y tu trabajo si tuvieras a alguien para apoyarte y avanzar juntos.
Ahora, evaluemos qué pasos debés seguir al delegar:
Hacé una lista de tareas
No basta con tenerlas en tu cabeza, es necesario que las escribas y describas de principio a fin. ¿En qué consiste esa tarea? ¿Cuánto tiempo te lleva? ¿Con qué frecuencia la ejecutás? ¿Qué conocimiento o habilidades debés tener para cumplirla? ¿Qué recursos requerís?
Mientras más preguntas puedas responder, mejor será el resultado que obtengas.
Organizá las tareas por áreas
Una vez que tengas tus tareas listadas, organizalas de acuerdo a las áreas involucradas.
Por ejemplo: escribir artículos, publicar en redes sociales, buscar frases motivacionales son todas tareas que podrías agrupar en el área de Comunicación y marketing.
¿Cuáles son tus tareas y cuántas áreas están involucradas?
Describí las características de las personas con las que te gustaría trabajar
En este punto es imprescindible que seas sincero y contemples cómo debe ser y actuar la persona con quien trabajes. Podés incluir desde capacitación, experiencia, habilidades hasta valores y estilo de vida; sólo por mencionar algunos ejemplos.
Realizá una búsqueda de posibles candidatos
Hacele saber a tu entorno que estás en búsqueda de alguien para trabajar en tu empresa. Sé sincero en cuanto a las condiciones y no tengas miedo ni vergüenza de compartir lo que quieras delegar. ¡Siempre hay alguien que ama esas tareas que tanto detestás!
Empezá delegando pequeñas tareas
Si dar confianza y libertad a otros para decidir sobre tu empresa te da nervios, es recomendable que empieces por pequeñas acciones puntuales; y a medida que vayas sintiéndote cómodo, delegues más y más tareas. De esta forma, experimentarás la dinámica de dejar de trabajar solo y podrás adaptarte paulatinamente.
Capacitá y brindá la información necesaria
Es fundamental que capacites y brindes toda la información necesaria a la persona que se incorpore a tu empresa; así sea por una tarea puntual o un trabajo eventual de 1 o 2 días al mes. Sólo así, te asegurarás de estar trabajando por un objetivo común y por el crecimiento de tu empresa.
Mostrá, supervisá y delegá
Antes de delegar por completo una tarea es necesario que le muestres a quien te ayudará: qué hacés, cómo lo hacés, cuáles son los pasos a seguir, cuáles son los resultados esperados.
Luego, dejá que el nuevo integrante de tu empresa realice la tarea por sí mismo y supervisá qué hace y cómo resuelve la situación.
Por último, una vez que ambos estén seguros de poder cumplir, delegá.
Como podrás observar, delegar es tarea y responsabilidad de los dos. Por eso, debés estar presente durante el proceso y accesible para posibles consultas que pudieran surgir.
Mantenete paciente ante posibles dificultades o contratiempos. Una tarea que realizás en minutos hace mucho tiempo puede implicar dificultad para alguien que la hace por primera vez.
Enfocate en el resultado
Existen múltiples maneras de llegar al mismo resultado. Permití que tu colaborador utilice sus propios medios, recursos y creatividad para cumplir con las tareas asignadas.
No pretendas que todo se haga a tu modo. Dejá espacio para la improvisación y valorá la forma única de cada uno.
Compartí tu planificación
Quien se incorpore a tu empresa debe conocer el panorama general, más allá de sus propias tareas. Compartí tus objetivos, tu planificación, cronograma de actividades, hitos e historia. Es una excelente manera de hacerlo sentir parte y motivar el trabajo en equipo.
Brindá los recursos necesarios
Es tu responsabilidad brindar los recursos necesarios a quien trabaje para tu empresa. Asegurate de poder proveerlos en tiempo y forma.
Ofrecete como guía
Siempre que tu colaborador quiera aprender y mejorar, dedicale tiempo para compartir tus experiencias. No te preocupes si tenés que explicar o contar algo más de una vez; transmitir tu conocimiento es parte de tu propio crecimiento.
Es recomendable que puedas documentar de algún modo lo que compartís, podés por ejemplo grabarte mientras lo contás (con audio o video), transcribir esas historias y formar una Wiki interna para futuras incorporaciones.
Un hábito ideal es documentar cada proceso y cada vez que le expliques algo nuevo a alguien, lo registres para poder incorporar a tu Wiki interna.
¿Contás actualmente con algo similar en tu empresa?
Establecé las condiciones de trabajo
Determiná (por escrito) los tiempos, formatos, características de los entregables. De este modo, tanto vos como tu colaborador sabrán qué espera uno del otro.
Reconocé el trabajo de tu colaborador
Una vez finalizada la tarea, asegurate de dar el debido reconocimiento por las tareas realizadas. De este modo, lograrás mantener la motivación y autoestima elevadas.
Confiá en el talento que cada persona tiene y puede poner a disposición del crecimiento de tu empresa.
Para ampliar esta información y conocer ejemplos concretos sobre qué, cómo y cuándo delegar; cuándo generar una alianza o cuándo aliarte, escuchá el episodio 4 del podcast Negocios con más amor que grabamos junto a Marcelo Sánchez. ¡Dale play y dejanos tus comentarios debajo!
Te deseo una hermosa semana, ¡hasta la próxima!
Vero
