En 2012 realizamos una encuesta junto a miembros de la AAdeCI (Asociación argentina de comunicación interna) y descubrimos que más del 60% de las empresas no tienen un sistema de medición formal de sus resultados de comunicación. Esto, naturalmente, se debe a fallas en los lineamientos generales de la empresa y en los planes de comunicación.

Otros estudios demuestran que en 2010, en España; sólo el 46% de las empresas contaba con un plan de comunicación.

 

Ya sea que tu empresa sea unipersonal o tengas cientos de empleados; un plan de comunicación es primordial para cumplir con tus objetivos comerciales, para saber qué, dónde y cuándo decir acerca de tu empresa, servicios y productos. No te preocupes si es la primera vez que escuchás esto, te lo contaré bien de a poquito.

 

El plan de comunicación te es útil para situaciones cotidianas como:

• Promocionar un servicio o producto que ya tenés y querés que se venda más.
• Anunciar clases, cursos, seminarios, que requieran de inscripción previa y te gustaría que se ocupara hasta la última vacante.
• Lanzamientos de nuevos productos; nuevas líneas por temporada y pretendés «hacer ruido», preventa u otras acciones.
• Armar nuevas piezas de comunicación como folletos, catálogos, renovar los contenidos de tu página web, de tus redes sociales y te interesa generar un sistema integrado y coherente entre todos los medios.

Con estos puntos estás pretendiendo siempre generar nuevos clientes, volver a venderles a tus clientes actuales y reconectar con clientes que te han comprado tiempo atrás, de un modo entretenido y sin presión. Estando presente. Por eso es tan importante planificar y mantenerte visible para ellos.

 

Algunos emprendedores, empresarios y profesionales creen que con tener una página web es suficiente y no deben hacer más. En estos casos, cuando las ventas van de maravillas, aseguran estar en lo cierto; pero cuando sus ventas bajan, comienzan a dar como llamamos en Argentina «manotazos de ahogado» para captar la atención de los clientes.

Habitualmente lo hacen de un modo desesperado con promociones, regalos, invitaciones, 2×1 y cuando consiguen el resultado que buscaban; nuevamente desaparecen.

¿Te pasó alguna vez?

Otras empresas, en cambio, comprenden la importancia de mantener una comunicación fluida, constante, y es por ello que desarrollan su plan de comunicación.

 

¿Qué es un plan de comunicación? 

Es un documento que reúne información primordial sobre los lineamientos de tu empresa para, al menos, el próximo año. Algunos planes llegan a incluir 3, e incluso 5 años.

Responde a determinadas preguntas, contiene una estructura y permite tomar decisiones coherentes a lo largo del tiempo.

Se establecen los objetivos, recursos, destinatarios, políticas, estilos y otros elementos.

 

En tu negocio, el plan de comunicación te puede ayudar a:

• Definir a quién le hablás, relacionarte con tus clientes o prospectos (futuros clientes) y empatizar con ellos.
• Qué tus clientes te encuentren fácilmente. Vas a convertirte en un imán.
• Tener organizados todos los materiales necesarios para cuando la venta llegue. (Sin tener que pasarte 2 noches sin dormir para armar un presupuesto o enviar lo que te pidieron).
• Generar el buen hábito de estar presente y conectado con tu negocio; previendo cambios, disminución de ingresos, aumento de costos y principalmente: vas a poder actuar antes para corregir los desvíos.

 

¿Es imprescindible un plan de comunicación para generar ventas?

Esta es una pregunta que me hizo Florencia, responsable del departamento de recursos humanos de Vitalcan (empresa que produce y comercializa alimentos balanceados para perros y gatos); cuando le asignaron la tarea de rediseñar la página web y me contrató para este fin.

Como digo una y otra vez; «no armo páginas», sino que diseño planes de comunicación que incluyen páginas como uno más de sus elementos de comunicación.

Al desarrollar el plan de comunicación hice esta pregunta: ¿quiénes compran sus productos? y Florencia respondió: «los veterinarios». ¡Vaya sorpresa!

Detectamos que toda la política de ventas había estado basada, desde el nacimiento de la empresa, a los profesionales de la salud de las mascotas; y jamás hacia los dueños, que son en definitiva, quienes pagan por los alimentos.

Desde entonces, creamos un plan que llevó a la empresa en menos de un año a dejar de dar pérdidas y pasar a facturar millones.

Entonces, volviendo a la pregunta: ¿es imprescindible un plan de comunicación para generar ventas? Definitivamente sí.

 

Ahora que ya conocés su potencial y su alcance, es momento de pasar a la acción y que generes tu propio plan de comunicación. ¡Neuronas y manos a la obra!

 

¿Qué estructura tiene el plan de comunicación? 

1. Análisis: estudio de la información del entorno externo e interno. Resumen DAFO (Debilidades, Amenazas, Fortalezas y Oportunidades).

2. Antecedentes: análisis de la información de la empresa, historia, ventas…

3. Objetivos: se deben señalar cuáles son los objetivos, qué se quiere conseguir con las actividades que se pongan en marcha. Los objetivos deben poder ser cuantificados, medibles y han de ser alcanzables, realistas.

4. Público objetivo o target de la comunicación. Es imprescindible determinar a quién se va a dirigir la comunicación. Definir cuál o cuáles son los destinatarios o grupos de destinatarios en los que se centrarán los esfuerzos comunicativos, conocer al público al que se dirige la empresa, los medios que utiliza para informarse, el estilo comunicativo que maneja son aspectos claves y críticos que influirán en el éxito de la comunicación.

Y recordá la pregunta clave: ¿quién compra y paga por tu producto?

5. El mensaje: es el elemento que se quiere comunicar eligiendo las características o atributos a comunicar, así como el tono o estilo de la comunicación.

6. Estrategia: elección del modo a desarrollar cada una de las áreas de comunicación con el fin de alcanzar los objetivos.

7. Acciones: concreción de las actividades a desarrollar y los medios a utilizar para desarrollar el plan.

8. Cronograma o calendario: planificación en el tiempo de cada una de las acciones.

9. Presupuesto: cantidad económica que se destinará a la puesta en marcha del plan estratégico de comunicación integral.

10.Control y seguimiento: medición del transcurso y cumplimiento del plan con el fin de realizar acciones de corrección para intentar alcanzar los objetivos marcados.

11.Indicadores

a.De realización física: miden el grado real de cumplimiento de las acciones programadas.

b. De realización financiera: mide qué presupuesto real ha sido ejecutado sobre el presupuesto en principio destinado a esta acción de promoción y divulgación

c. De impacto: mide el número real de personas impactadas a través de las acciones puestas en marcha, por ejemplo número de apariciones en los medios, número de materiales enviados…

d.De resultado: mide el número real de resultados alcanzados como por ejemplo el número de visitas de la página web

Extraído del manual de plan estratético de comunicaciones de Cristina Aced.

 

---

 

Yapas

Si querés ampliar tus conocimientos acerca de cómo armar un plan de comunicación, también te recomiendo:

» Cómo elaborar el plan de comunicación, de Cristina Aced. Es un manual verdaderamente útil que todo empresario debe conocer.

» Crear un plan para la comunicación, de Caja de herramientas comunitarias. Te vas a sorprender por la cantidad de información aprovechable que existe; todo detallado paso a paso.

» Crea en 10 sencillos pasos un plan de comunicación, de Superyuppies, que como ellos mismos se describen «es un oasis para el pequeño emprendedor» y está colmado de soluciones aplicables a la vida cotidiana del emprendedor.

 

 

---

 

«Si lo que vendés es suficiente sin un plan,  imaginá la dimensión de lo que podrías estar vendiendo con uno.»

¿Cuál es tu plan?