La semana pasada te conté qué es un plan de comunicación, su estructura y por qué tu empresa debe implementarlo.

Hoy quiero hablarte específicamente del punto 5: El mensaje.

El mensaje de tu empresa debe estar correctamente difundido y debés crear diversas piezas de comunicación para que llegue a tus potenciales clientes. Con todas estas piezas vas a armar tu propio KIT DE COMUNICACIÓN.

 

 

Quizás estos sean conceptos nuevos y los estás escuchando por primera vez. Te lo cuento fácil:

Las piezas de comunicación son elementos que te ayudan en diversas situaciones a obtener el resultado que perseguís y componen el kit de comunicación.

Podrías considerar que las piezas de comunicación son como herramientas que están prolijamente guardadas en un botiquín esperando ser utilizadas en casos de emergencia.

¿Y por qué digo para casos de emergencia? Porque justamente en esos momentos, cuando no tenemos tiempo, cuando un nuevo cliente requiere nuestros servicios de forma inmediata, cuando nos enfermamos y se atrasa nuestro trabajo, cuando queremos irnos de vacaciones sabiendo que todo estará en orden y cuando queremos delegar; es cuando los necesitamos; y no cuando estamos tranquilos y con tiempo de sobra.

Las piezas de comunicación son un conjunto que involucra dos conceptos. Te cuento algo que aprendí y me ayudó a entender la diferencia fácilmente.

El contenido: es todo texto pensado y redactado estratégicamente para cumplir los objetivos de la empresa.

El continente: es todo soporte donde se plasma el contenido.

 

Ejemplo:

La mayonesa es el contenido

Los envases son el continente

Del mismo modo el contenido es el mensaje y los continentes podrían ser:

» Folletos

Podés crear uno específico para cada servicio, producto o curso. También podés armar catálogos. Son muy útiles para brindar información detallada a tus potenciales clientes y tener tus datos de contacto.

» Banners

Pueden ser físicos o virtuales. Los banners te ayudan a tener presencia de marca y a destacar los beneficios más importantes que brinda tu empresa.

» Publicidades gráficas

De acuerdo a tu presupuesto, podrás realizar publicidades en medios gráficos. Es muy recomendable publicitar en revistas barriales y zonales. Su llegada es específica a una zona geográfica y su costo suele ser mucho más económico.

» Página web

Como verás, una página web es una pieza más de comunicación que forma parte de tu kit. Es muy importante que la mantengas actualizada y te ayude a simplificar tu trabajo de todos los días. Podés usarla como plataforma para responder a las preguntas frecuentes de tus clientes o prospectos; para instruirlos, para comunicar las novedades y por supuesto, para automatizar el contacto.

» Mail

¿Está tu mail correctamente configurado? Muchas empresas o empresarios no consideran su mail como una pieza de comunicación y este es un grave error.

Es imprescindible que tu mail corresponda a tu propio dominio, veo permanentemente profesionales que usan un mail de extensión Gmail, Hotmail, Yahoo u otros, aún cuando tienen una página web.

Tu mail, en muchas oportunidades, es tu primer contacto con un potencial cliente. Por eso te recomiendo, si aún no lo hiciste, que comiences a usar tu mail de dominio propio.

También es muy importante que configures el nombre de la cuenta correctamente, y edites tu firma, en la que incluyas datos adicionales de contacto o links a tu blog, página, redes sociales o promociones.

» Tarjeta de presentación

El primer consejo que le doy a todos mis alumnos es: «con tarjetas hasta en el supermercado». Nunca sabés con quién te encontrarás ni dónde, por eso debés estar preparado.

No es necesario que inviertas una fortuna, hay muchísimas opciones. La única no-opción es no tener tarjetas.

» Cartas

Si bien la tradición de enviar cartas se fue perdiendo con el tiempo y reemplazando por el mail; siempre es un hermoso gesto recibir una carta. Por eso te aliento a que escribas cartas a tus clientes periódicamente. La primordial es una carta de agradecimiento cuando contratan tus servicios, también podés escribirles cartas de felicitaciones cuando han logrado sus objetivos, cuando no los lograron pero lo están intentando, cuando lanzaron al mercado un nuevo producto o servicio.

De este modo estarás afianzando los vínculos y ¡te sentirás de maravillas!

» Documentos institucionales

Los documentos institucionales son todos aquellos que describen información de la empresa, producto o servicio y utilizarás una y otra vez. Aunque aún no se haya presentado la oportunidad, creeme cuando te digo que tenés que tenerlos en tu kit de comunicación; porque cuando llega el momento de redactarlos, es tarde.

Algunos de tus documentos pueden ser:

*Carta de presentación (si hacés click en el título podrás ver un modelo y descargar una plantilla editable).

*Carta de aumento de precios (si hacés click en el título podrás ver un modelo y descargar una plantilla editable).

*Mails tipo (si hacés click en el título podrás ver un modelo y ejemplos).

*Modelo de presupuesto

*CV – Curriculum vitae

*Carta de servicios / productos

Y una larga lista. Con estos, para empezar es suficiente.

» Newsletters

El newsletter es la forma más eficaz de contactar a tus clientes o potenciales clientes. Cuando ellos te brindan su mail o se suscriben, están de acuerdo en mantenerse en contacto e informados. Tu newsletter debe mantener el mismo tono y estilo de comunicación que el resto de tus piezas. Utilizalo para invitarlos a leer tu artículo más reciente, para enviar promociones, descuentos, saludos. Pero atención, no abuses. Respetá siempre la regla del 80/20. 80% de contenidos de alto valor, 20% de promoción.

» Videos

Actualmente es muy sencillo generar videos y crear canales de divulgación. Si te resulta más sencillo hablar y mostrarte que escribir, no te tortures presionándote para escribir. Podés utilizar videos para responder preguntas frecuentes, para mostrar cómo funciona un producto, para explicar tu metodología de trabajo y un sin fin de objetivos.

No temas a exponerte, ¡al contrario! mientras más real te muestres, más confianza generarás. Las personas que ya te conocen deben ser capaces de re-conocerte en el video y sentir que están a tu lado. Quienes aún no te conocen, sentirán una cercanía que será muy beneficiosa para contactarte y saber con quién se van a encontrar.

» Preatendedor / contestador telefónico

¿Qué dice tu preatendedor telefónico? ¿Por quién está grabado? ¿Cuál es tu sensación cuando llamás a alguien y debés dejar un mensaje de voz?

Es muy importante que el mensaje del preatendedor sea acorde a la personalidad de tu empresa. Te desafío a que lo escuches ahora mismo y si no es coherente con tu personalidad, lo cambies ahora mismo.

» Audios

Tal vez no te encante mostrarte por medio de un video, pero sí tenés mucha facilidad de palabra al hablar. Entonces los audios son recomendados para vos. Podés utilizar un celular, micrófono de pc o ir a un estudio de grabación. No importa cómo lo hagas, lo importante es lo que digas, es tu mensaje.

Podés utilizar audios para responder las preguntas frecuentes, para dar explicaciones, instructivos, para enviar mensajes a tus clientes o potenciales clientes. Podés crear canales de podcast en páginas como Ivoox o Soundcloud. Son gratuitas.

 

Ahora que conocés el concepto y cómo se componen las piezas de comunicación, te sugiero elegir las más adecuadas para tu empresa y componer tu propio kit de comunicación.

Contame, ¿cuáles de estas piezas ya implementaste y cuáles son las siguientes 3 que vas a incorporar?