Desde hace años recibo consultas de mis alumnos o clientes relacionadas a los malos entendidos, o a la pérdida de tiempo y dedicación que les provocan los mails con idas y vueltas, hasta llegar al punto importante o a lo que “querían decir en verdad”.
Es por ello que fui desarrollando una guía orientativa para poder elaborar mensajes efectivos.
Y aquí vamos a conocerlos, estos son los pasos imprescindibles:
1) Definir el contexto.
Debés considerar tres puntos clave para describir el contexto. Te preguntarás:
a) ¿Qué quiero decir hoy? La respuesta es el tema principal.
b) ¿Por qué sucede esto? ¿Cuáles fueron las causas que lo originaron?
c) ¿Cuáles serán las consecuencias? ¿Qué sucederá después? ¿Qué quiero lograr?
Como ayuda memoria podés utilizar este sencillo gráfico:
En una segunda instancia, deberás:
2) Complementar la información.
Esto significa que una vez que hayas respondido qué decir, cómo se originó y qué sucederá después, deberás complementar la información con la técnica de las 5W+1H, (llamada así por la letra inicial de las palabras en inglés), que consiste en realizar una serie de preguntas que comiencen con estas palabras:
|
Inglés |
Español |
| What | Qué |
| Who | Quién |
| When | Cuándo |
| Where | Dónde |
| Why | Por qué |
| + How | Cómo |
Sólo algunos ejemplos:
- ¿Quién está involucrado?
- ¿Cuándo comenzó?
- ¿Cómo resolveremos / afrontaremos / llevaremos adelante esto que te estoy contando?
- ¿Por qué es necesario…?
- ¿Dónde sucede lo que te estoy contando?
- ¿Qué estrategia utilizaré…?
Y otras necesarias para el tema que quieras desarrollar. Para algunos casos es necesario utilizar más que una pregunta con cada palabra inicial y para otros, con sólo responder 2 o 3 es suficiente.
3) Utilizar las preguntas complementarias.
Como tercer paso para que la información que brindamos en nuestros textos, mails, artículos, conversaciones y otras situaciones de comunicación sean efectivas y obtengamos lo que realmente nosotros queremos saber o lograr; utilizaremos preguntas complementarias.
Estas se componen con la combinación de las preposiciones (a, ante, bajo, cabe, con, contra, de, desde, en, entre, hacia, hasta, para, por, según, sin, so, sobre, tras) y las 5W+1H (qué, quién, cuándo, dónde, por qué, cómo).
Por ejemplo:
- con quién
- desde cuándo
- hasta cuándo
- para cuándo
- para qué
- según quién
- desde dónde
- hasta dónde
- con qué…
y así todas las que nuestra imaginación y necesidad del momento nos permita responder.
Un paso imprescindible para elaborar un mensaje efectivo es:
4) Definir tus expectativas.
¿Qué significa que debés definir tus expectativas?
Que debés indicarle a quien está recibiendo el mensaje, qué esperás que haga una vez que lo reciba.
Por el momento no existe wifi para los pensamientos… así que: es necesario plasmar tus deseos, necesidades y expectativas y hacerlas explícitas.
Algunos ejemplos pueden ser:
El muy reconocido: “Llame ya”.
“Necesito que responda este mail antes de las 14 hs.”
“Aceptá la invitación que te estoy enviando y a continuación respondé mi mail.”
“Respondeme por escrito qué opinás de la situación que te estoy contando.”
Por supuesto adaptarás la expectativa a cada caso, pero jamás podrás dejar librado a la interpretación de la otra persona lo que necesitás.
Por último, y no por ello menos importante, recordá:
5) ¡Releer aquello que escribiste antes de enviarlo o decirlo!
Si seguís estos consejos lograrás ser más explícito, ahorrar tiempo para entenderte adecuadamente con los demás y conseguir las respuestas que necesitás!
A modo de resumen, podés imprimir este cuadro o tenerlo siempre a mano:
¿Qué técnicas aplicabas para que tus mensajes sean efectivos?
¡Hasta pronto!
Vero
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