Cuando necesitás encontrar algún documento: ¿te lleva segundos o perdés toda la mañana?
Hoy te quiero compartir cómo organizo mis documentos digitales, quizás te sea útil implementarlo.
1) Esto es imprescindible: tener todos los documentos en la carpeta «Mis documentos». Ni en el escritorio ni desperdigados por ahí. Tener un único espacio destinado al almacenamiento me ayuda a centralizar y ser más eficiente.
2) Creo las carpetas necesarias para almacenar los documentos. Cada uno tiene distintas necesidades, lo ideal es que crees un directorio de carpetas por conjuntos de documentos, que te ayude a almacenarlos y encontrarlos rápidamente. En mi caso tengo una carpeta para mis documentos personales y otra para los laborales. Ojo con crear una cadena eterna de carpetas dentro de carpetas.
3) Dentro de cada una divido en rubros que me resultan lógicos. Por ejemplo: uso una carpeta para cada actividad que tengo:
– Grabaciones
– Consultoría en comunicación
– Capacitaciones
Dentro de cada una de estas carpetas tengo subcarpetas o categorías.
4) Dentro de la carpeta de grabaciones, ordeno cronológicamente con esta estructura una carpeta por grabación:
[Año mes día cliente nombre de la grabación]. Y se ve así:
2019 09 16 Banco Hipotecario Actividad 1
2019 09 16 Banco Nación Mesa de ayuda
Para el caso de consultoría, subdivido con una carpeta por cliente:
Farmacia Milenium
Horus Dron
Integración neurocorporal
Y dentro de cada carpeta de cliente, una carpeta llamada «Interno», para documentación interna como presupuestos, propuestas, contrato; y todos los documentos con la estructura de la fecha y descripción.
En la carpeta de capacitaciones, tengo una carpeta por cada curso con los documentos numerados por clase:
001. FODA personal teoría
001. FODA personal actividad práctica
002. Cliente ideal teoría
002. Cliente ideal actividad práctica
De esta forma, logro acceder inmediatamente a cada archivo. Si necesito actualizar algún documento, simplemente lo copio y actualizo la fecha. Si uso más de una versión en el día escribo v1, v2 para identificarlas.
Y vos, ¿cómo te organizás?
¡Hasta pronto!
Vero
