Existe una publicidad en la memoria de los argentinos, que siempre re-aparece en conversaciones, con frases de la inocente niña que atiende el teléfono y oficia de interlocutora entre su papá y su mamá.
Esta publicidad es llamada «Confusión» y aquí te la comparto:
Si bien encuentro muy tierna esta publicidad y siempre me roba una sonrisa; cuando planteo estos malos entendidos en las empresas que asesoro no creen que puedan existir estos malos entendidos a este nivel; hasta que observan sus comunicaciones y se sorprenden de lo fácil que es «caer en la trampa».
Para evitar confusiones, malos entendidos, pérdida de tiempo en tu trabajo de todos los días; te recomiendo prestar especial atención a estos tips (aunque parezcan obvios):
- Definí el objetivo de tu comunicación, planteate qué querés obtener / conseguir / lograr
- Asegurate de hablar con el interlocutor apropiado
- Presentate o recordale a tu interlocutor quién sos
- Sé explícito y detallá:
- El motivo de tu contacto
- El tema a tratar
- Las causas del tema
- Las consecuencias del tema
- Quiénes están involucrados
- Todos los detalles que puedas sumar para que tu interlocutor comprenda y tenga el nivel de conocimiento apropiado
- Ofrecé a tu interlocutor material de consulta para entender de qué le estás hablando
- De acuerdo a la respuesta que requieras, planteá con claridad:
- Hasta cuándo podés esperar / recibir la respuesta
- Qué debe hacer tu interlocutor, cuáles son sus responsabilidades
- Qué harás vos, cuáles son tus responsabilidades
- El medio por el que podrás recibir la respuesta (cuidado con este punto! Hoy estamos invadidos con tanta tecnología y medios de contacto. Establecé el medio y te ahorrarás varios dolores de cabeza).
- El formato adecuado para recibir la respuesta. A veces basta con unas líneas escritas, otras veces necesitás una planilla, un dibujo, un boceto, un mauscrito. Está atento a ser explícito cuando pidas algo a alguien.
- Pedile a tu interlocutor que anuncie el pacto con sus propias palabras, de esta forma te estarás asegurando que lo comprendió correctamente
- Siempre conservá un resumen alternativo del pacto. Por ejemplo: si tuvieron una conversación cara a cara, telefónica, Skype u otros, reforzá el tema por escrito. Si la conversación fue por chat, mail u otro medio; también podés reforzar telefónicamente. Al principio puede sonarte como una pérdida de tiempo, pero creeme… ahorrarás mucho tiempo al llevar a la práctica estas acciones.
- Una vez obtengas la respuesta, evaluá si era lo que esperabas o no. Si obtuviste algo diferente, revisá en qué puntos debés ser más explícito la próxima vez.
La comunicación es un arte que requiere de práctica para obtener el resultado buscado.
Si estás obteniendo respuestas que no esperás, o si no estás recibiendo respuestas: ¡CUIDADO! Algo podés mejorar en tu comunicación; porque al fin de cuentas:
Con el ejemplo de la publicidad quiero mostrarte cómo fácilmente se genera una confusión y también, con los tips, cómo fácilmente podés evitarlos.
